新年を迎えて、年末年始協業が明けると仕事始めが待っていますね。
それに伴い、新年会を行う会社も少なくないかと思います。
そんな新年会の幹事に抜擢されてしまったあなた。
幹事のやり方が分からなくて困っていませんか？
もし、困ってここにたどり着いたのであれば、ここでは、新年会の幹事のやり方を紹介していますので参考にしてみてください。
また、新年会の店選びの方法や会費の集め方も紹介しているので、重ねて参考にしてみてください。
新年会の幹事のやり方とは？
まず、新年会の幹事のやり方についてですが、そんなに難しく考える必要はありません。
一般的な新年会のやり方の流れは以下のとおりです。
①参加者を募る
参加者がいなければ始まりませんので、新年会をやる旨を参加予定者に告知しましょう。
概ねいつくらいというのを提案しておくと、参加予定者が参加表明しやすいですよ。
参加者の集め方が分からないという場合は、こちらの記事を参考にしてみてください。
②日時を決める
ある程度、参加者が集まったら日時を決めましょう。参加予定者に多数決を取って決めると決まりやすいです。
ただし、無理に全員集めようとしてもなかなか都合が合わないことも想定されるので、ある程度の妥協も必要です。
この場合、有力な参加予定者、新年会に参加する必要性が高い参加予定者の予定を優先すると決めやすくなります。
もちろん、あなたは幹事なので、幹事不参加なんてことがないようにあなたの都合も可能な限り優先することをおすすめします。
また、参加予定者の多くがLINEをやっている場合はグループLINEを作成してLINEスケジュールで日時のアンケートを取ると集計しやすいのでLINEユーザーであれば、ぜひやってみてください。私も幹事を任されたときは利用していますが非常に便利です。
③店を決める
店は重要ですね。開催場所が決まらなければ新年会を開催することができません。
店選びの方法については次項で詳しく紹介していますので、ここでは割愛させていただきます。
④店の予約
店が決まったら、予約をしましょう。大人数の場合いきなり行って入れるところはなかなかありませんので、事前予約を必ずして開催場所を押さえておきましょう。
飲む人が多い場合は飲み放題付きの宴会プランがおすすめですが、こちらはほとんど要予約です。
また、予約はなるべく早めにしておきましょう。同じように新年会を開催しようとしている団体があなたが選んだ店と被っていたら一歩遅かったなんてこともあり得ますので早めの予約を強くおすすめしておきます。
私は幹事を任されてギリギリに予約してとれなくて、焦ったことがあるので、みんなの迷惑にならないようにぜひとも早めの行動を心がけてください。
⑤日時・開催場所の告知
日時・開催場所が決まったら参加予定者に改めて告知しましょう。
これも、グループLINEで告知すれば手軽に告知ができて便利ですよ。
参加予定者全員がグループに登録されているので、よっぽどのことがない限り、見落とすことが減ります。
ただし、携帯電話を放置気味の人がいると、見落とされることが想定されるので、グループLINEだけでなく口頭、もしくは書面での告知もプラスアルファーやっておくと見落とされるリスクは大幅に減少されるはずです。
⑥新年会当日の一次会の仕切り
あとはと新年会当日を迎えて場を仕切るだけです。
まずは一次会ですね。参加者がある程度集まったら、飲み物の注文などして揃ったところで乾杯の音頭を取ります。
遅れてくる参加者のフォローもお忘れなく。
会が進めば、飲み物のおかわりの注文、お酌回りなどして場を盛り上げましょう。
注意点は飲み過ぎて酔っ払いないことです。幹事がつぶれてしまったら大変ですからね。
⑦一次会の締め
一次会終了時間が近づいたら閉めに入ります。
お偉いさんに一言もらって最後に1本締めで締めると終了の合図となるのでおすすめです。
会計もお忘れなく。会計について次項以降で会費の集め方として詳しく紹介していますので参考にしてください。
⑧二次会の仕切り
一次会が終了したら二次会です。だいたい団体の宴会といえば二次会がつきものです。
二次会を行いたいという参加者が多くいる場合は二次会まで新年会の一部と割り切って仕切りましょう。
一次会で帰る参加者の見送り、二次会参加者をまとめて途中ではぐれる人が出ないように二次会会場への誘導が必要となります。
二次会会場は一次会会場が近場をチョイスしましょう。あまり遠いと移動手段を考えなくてはならなくなるので徒歩で行ける範囲がおすすめです。
可能な限り二次会会場も事前に予約をして抑えておくことおすすめします。この場合は二次会参加の可否も参加予定者に確認しておきましょう。
二次会も幹事のあなたが進行役となり場を仕切って盛り上げてください。飲み物や食べ物の手配もお忘れなく。
⑨二次会の締め
さて、お後もよろしくなったところで二次会の締めです。
会計を済ませて、参加者の見送りです。くれぐれも飲酒運転者が出ない様に管理しましょう。二次会ともなると、酔いつぶれる人が出てきてもおかしくないので、酔いつぶれてしまった参加者が居る場合は介抱等のフォローが必要です。
もちろんあなたもお酒を飲んでいるのであれば、飲酒運転はダメですよ。
⑩新年会の締め
二次会まで終了すれば、新年会の終了となります。
幹事のあなたも気を浸けて帰路につきましょう。お疲れさまでした。これで幹事の仕事も終了です。
ただし、飲み足りず三次会に行きたいなんていう参加者が居る場合は自己責任で行ってもらうようにしましょう。
一般的には全員が三次会まで行くという場合を除いて二次会までが幹事の仕事という認識で問題ありません。
以上が一般的な幹事のやり方です。
全部を幹事のあなたがやる必要もないので、協力者を作って担当を分担することであなたの負担も減ります。
新年会を円滑に進められるようになんでもかんでも一人でやらないようにしましょう。人を上手く使うことも幹事としての重要な役目ですよ。
新年会の幹事の店選びの方法
次に店選びの方法について紹介します。
こちらに関しても参加予定者にアンケートをとる形で聞いてみて、集計の上判断すると決めやすいです。
また、グループLINEを使うのであれば、そこで日時の希望を聞くと同時に開催場所も希望を聞いてみましょう。
グループLINEであれば、あれこれ意見がでてまとめやすいのでおすすめです。
あまり意見が出ない様であれば、参加者に何が食べたいかと聞くとそれを元に店を選ぶと選びやすいですよ。
焼き鳥や焼肉などの肉系がいいのか、刺身や寿司などの魚介系がいいのか聞いてみましょう。
新年会シーズンはまだまだ寒いので鍋もおすすめですよ。
このように食べたいものから店選びをするのも方法のひとつです。
なかなか案が出ないようであれば、地元の情報誌やフリーペーパーにおすすめの新年会特集が掲載されていることが多いので、そこからピックアップして選ぶのもありです。
いくつか店の候補を出して参加予定者に聞いて多数決をとって選べば決まりやすいですよ。
店が決まったら、予約をしましょう。こちらに関しても可能な限り早めの予約を強くおすすめします。
せっかく店を選べたのに予約がとれなかったらまた1から選び直しですからね。
こういった事態を避けるために候補をいくつか立てておくことも重要なポイントとなります。
とにかく、幹事のあなた一人で独断で決めるより、参加予定者からのリクエストを聞いておくことで後々の文句の防止策となります。
せっかく苦労して店を予約したのに、いざ新年会をやってみて参加者から文句がきたら悲しいですよね？
案が出なくても参加者全員に聞いたという事実を作っておけば、あなただけの責任にはなりませんのであなたが文句を言われることも少なくなるはずです。
まぁ、たとえ文句が出たとしても文句が言った人が幹事をやれと言いたくなるだけですがね（笑）
新年から嫌な思いをするのは避けたいところですね。
新年会の幹事の会費の集め方
最後に会費の集め方について紹介します。
会費の集め方の重要ポイントは、とにかく払い漏れがないようにすることです。
誰が払って誰が払ってないなんてことがないように厳重に管理しましょう。
これを避けるのは、一次会分だけ新年会開催前に集めてしまうという方法です。
店の予約を宴会メニューなどにすると、一人あたりの金額は明確になります。
金額が明確であれば、一次会終了時に集めるより事前に集めておくことで払い漏れを防ぐことが確実にできます。
当日、お釣りの用意などもする必要がないのでおすすめです。
一次会でみんなが酔っている中で、お金を集めると収拾がつかなくなる可能性大なので、終了時に会費を集めるのは避けましょう。
こちらに関しても幹事だからといってあなたが会費を集める必要もありません。会計担当を選出しておくことで、負担は減るのでおすすめです。
どうしても当日でないと会費を集められないといった場合は、お釣りの用意もお忘れなく、だいたいそろいもそろって万札を出す参加者が多いんですよね（笑）
こういったことを避けるために事前にお釣りが出ないようにお願いしますと参加者に伝えておきましょう。
新年早々お金のトラブルに巻き込まれないためにも事前準備が重要ですので、お忘れなく。
新年会の幹事のやり方とは？のまとめ
いかがだったでしょうか？
新年会の幹事のやり方はご理解いただけましたか？
店選びや会費の集め方は大丈夫そうですか？
幹事をやるのは人に気を遣うことが多々あり、大変なことも多いですが、人生の経験値になりますので、ぜひとも悲観せず、前向きに幹事を全うしてみてください。
あなたの幹事としての新年会の成功を祈っています。
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