忘年会の幹事のやり方とは?お店選びの方法や会費の集め方を紹介

忘年会の幹事のやり方とは?
年の瀬を迎えると職場をはじめとして様々な忘年会が開催されることも多くなりますよね。

そんな忘年会の幹事を任されてしまったあなた。

いままで忘年会の幹事なんてやったことないし、どうやってやったらいいのかお困りではありませんか?

ここでは、忘年会の幹事のやり方やお店選びの方法や会費の集め方を紹介していますので参考にしてみてください。

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忘年会の幹事のやり方とは?

まず、忘年会の幹事のやり方をお伝えします。

せっかく忘年会を四苦八苦しながら計画しても、参加者が少ないとがっかりですよね。

私もつい最近、とある忘年会の幹事を任されて大変な思いをしました。

そこで、私の苦労したところも紹介しつつ、忘年会の幹事のやり方を紹介します。

やり方自体は難しくありません。

①参加者を募る

②日時を決める

③お店選び

④お店を抑える(予約を取る)

⑤日時と場所を参加者に伝える

⑥当日の仕切り

⑦会費の徴収

⑧一次会の切り上げ

⑨二次会の仕切り

⑩お開き

やり方を簡単にまとめるとこんな流れです。

内容だけを見ると簡単かと思います。ただ、これをいざやってみるとかなり大変なのが現実です。特に幹事未経験者の参加候補者たちは幹事の大変さが分からないので、自分の都合でころころ予定を変えてくることもありうるので臨機応変に対応しなければなりません。

まず、参加者を募っても①については参加者を募っても参加候補者の生活環境によって参加可否の意思表明がまちまちで、ギリギリにならないと答えてくれない人が多数出てくることがあります。

ドタキャンなどの可能性も十分考えられるので、そういったことも配慮した上で参加者を募る必要があります。

②と③はセットで考えてもらえばと思います。③、④の詳細は次項で紹介しますが、②については、まず参加候補者全員がちょうどよく空いている日なんてのは存在しないと頭にいれておいてください。

これは、私の経験上ですが、全員が参加OKなんて言ってくれて全員参加してくれたなんて宴会は1度もありません。

なので、ここは無理に全員集める必要はないと割り切りましょう。

ちなみに、参加候補者たちがLINEをやっているとう場合のおすすめの募り方ですが、グループLINEを作って、LINEスケジュールを利用する方法です。

開催予定日を複数選定してLINEスケジュールで参加候補者たちに参加可能日に○参加不可能日は×をチェックしてもうらうことができるので、一目で誰がいつ参加できて参加できないのか一目でわかるので、幹事にとっては非常にありがたいツールです。

私も何度か忘年会をはじめとする宴会において、LINEスケジュールを重宝して使っています。本当に便利なのでおすすめですよ。

とはいえ、それすらチェックをなかなかしてくれない参加候補者もいるので頭が痛いですが(笑)

そして、ある程度参加候補者たちのスケジュールが把握できたら、③、④(次項で詳しく紹介)を踏んで⑤ですね。

参加候補者たちに場所や日時を告知しましょう。これも先述したグループLINEを使っているのであれば、グループLINE上で伝えることで1回の告知で済みますのでおすすめです。

忘年会当日を迎えたら⑥ですね。当日の仕切りを行わなければなりません。乾杯の音頭をとって司会進行を進める必要があります。

場の盛り上げも重要ですよ。

何か催し物があるのであれば、その仕切りも大事な任務です。これに関しての司会はあなた一人がやる必要もなく、参加候補者の中から事前に指名して司会をやってもっても問題ありません。

一人であれもこれもやってしまうと、いっぱいいっぱいになってしまうことが多いので協力を仰ぐようにしてください。

⑦の会費の徴収に関しては非常に重要なことなので次項以降に詳しく紹介します。

なんだかんだで1次会が終われば、⑧ですね。1次会終了で会計を済ませ、2次会の段取りと1次会で帰る参加者のフォローが必要となります。

くれぐれも飲酒運転などさせないように管理して見届けましょう。

次に2次会に行く人を集めて、⑨の2次会の仕切りです。事前にある程度2次会のお店も考えておくことで、露頭に迷うことが少なくなるのでおすすめです。

スムーズに2次会に足を運べるようにここでの段取りはしっかりしておきましょう。

2次会になると酔いつぶれてしまう参加者も出てくる可能性があるので、しっかりフォローもお忘れなく。気分が悪くなってしまった参加者の介抱を含む配慮も幹事としての重要な役割です。

なお、幹事は会費の管理もしなければならないので、幹事のあなたが酔いつぶれるなんてことがないように飲み過ぎにはくれぐれも気をつけてください。

2次会も終了に近づいたら、⑩です。お開きの段取りをしましょう。

ここでまだ飲み足りない参加者がいて3次会を希望する場合は自己責任の元、3次会へ行かせるようにしておきましょう。

2次会まではある程度の参加者が参加する見込みがあるため、幹事が面倒を見る必要がありますが、3次会までくると一般的にはその範囲を超えるので、幹事のあなたがそこまで面倒みる必要はありません。

2次会でいったんお開きの音頭をとって閉めましょう。あとは、自己責任の元3次会へ行く参加者は3次会へ、帰路へつく参加者は帰路へ見届けてください。

もちろん、あなた自身に余力があるのであれば、幹事の任を解いた上で3次会へ参加しても問題ないですよ。

そして、最後はあなた自身が飲酒運転などしないように注意してくださいね。

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忘年会の幹事のお店選びの方法

次に前項で触れた③と④の内容も含まれる忘年会の幹事のお店選びの方法について紹介します。

まず、重要なのは早めの行動です。忘年会シーズンはあなたと同じようにお店を抑えようとする幹事が他にもいることをお忘れなく。

忘年会シーズン真っ只中ですと、なかなか予約がとれなくなります。人気のお店なら尚更です。

とにかく早めに行動しましょう。

そしてお店選びですが、これも事前にアンケートをとるという形で参加候補者から意見を出してもらいましょう。

前項で紹介したグループLINEを使うと、参加候補者たちからの意見がお互い見えて意見を出しやすくなり、なおかつ幹事のあなたがまとめやすくなるのでおすすめです。

そして、出た意見の中から一番都合がいいお店を選べばスムーズに忘年会を進めることができます。

先述したとおり、込み合ってることも想定して、1件だけではなく、数件ピックアップしておくことおすすめします。

予約がとれなかったなんてことになってしまうと本末転倒ですからね。

もし、意見がなかなか出ないような場合、「どこでもいい」という意見が多い場合は、幹事のあなた自身がお店をリサーチしておいて選ばなければなりません。

普段から居酒屋などの飲み屋によく足を運んで馴染みのお店があれば、そこでも問題ありませんし、あなたが常連であれば多少のわがままも聞いてもらいやすく融通を利かしてくれる可能性が高くなります。

私も飲むことが大好きなので、馴染みの居酒屋が数件あり、忘年会などの宴会をする場合はたいてい、そのお店にお願いしています。

通常設定されている時間も融通を利かしてくれて、多少の時間オーバーは多めに見てもらってますよ(笑)

会費もサービスで多少安くしてもらえることもたびたびあります。馴染みのお店があれば、ぜひそのお店を利用しましょう。

お店の人たちにとってもあなたが大勢連れてきてくれたことを喜んでくれるはずです。

逆に、そういった馴染みのお店がないという場合は、忘年会シーズンに発行されるフリーペーパーなどを見てみてください。

地域のおすすめの居酒屋などが多く掲載されているので、そこからめぼしいお店をチョイスすれば選びやすいですよ。

また、参加候補者の中にお酒が飲めないという方がいる場合はそこも配慮しましょう。

アルコール類の種類が豊富なだけでなくソフトドリンクの種類が豊富なお店を選ぶとお酒を飲まない人からは喜ばれるのでおすすめです。

忘年会の幹事の会費の集め方

最後に初項で紹介した⑦の会費の集め方について紹介します。

まず、重要なのは、参加者が酔っぱらう前に徴収することです。

酔っぱらってしまってから、誰が払って誰が払ってないとなっては収拾がつかなくなってしまう恐れがあります。

人数が多ければ多いほどわかりにくくなりやすいので気を浸けてください。

なので、できる限り忘年会が始める直前に徴収しておくことをおすすめします。

忘年会開始時間よりも早めに幹事のあなたが会場入りして、来場した参加者順に会費を集めれば、分からなくなるというリスクを減らすことができます。

もちろん、名簿などを用意してチェックすることもお忘れなく。

また、お釣りが発生する可能性も考慮して、事前に釣銭など用意しておくと混乱をさけられるのでおすすめです。

できれば、税込で端数がないようにお店側に交渉して会費を決めておくのも手です。

白木屋などの大手居酒屋チェーン店は、税込で端数がない価格になっていることが多いのでこういった場所を利用するのもありですね。

とにかく誰が払ったか払ってないか分からなくならないようにしっかり管理しましょう。

忘年会の幹事のやり方とは?のまとめ

いかがだったでしょうか?

忘年会の幹事のやり方はご理解いただけましたか?

忘年会の幹事は熟せそうですか?

ご不安であれば、今一度ここを確認の上、忘年会の幹事にトライしてみてください。

やり方は繰り返しになりますが

①参加者を募る

②日時を決める

③お店選び

④お店を抑える(予約を取る)

⑤日時と場所を参加者に伝える

⑥当日の仕切り

⑦会費の徴収

⑧一次会の切り上げ

⑨二次会の仕切り

⑩お開き

です。これを参考にぜひ忘年会を成功させてください。

また、お店選びや会費の集め方も重ねて参考にしてください。

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