突然、会社の飲み会で幹事を任されてしまった。いままで幹事なんてやったことがないなんて場合、どうやってやればいいか分からないものですね。
ここでは、会社の飲み会の幹事を任されてしまったあなたへ、会社の飲み会の幹事のやり方を紹介していますので、参考の上、会社の飲み会の幹事の任務を成功させてください。
また、店選びの方法や会費の集め方も重ねて紹介していますので、参考にしてみくてださい。
会社の飲み会の幹事のやり方
さて、会社の飲み会の幹事のやり方ですが、まずそんなに身構えないで肩の力を抜いて気楽にこなしましょう。
そんなに難しいものではないのでご安心を。
一般的な会社の飲み会の幹事のやり方を以下にまとめました。
①飲み会開催の告知
まず、飲み会の開催を告知して参加者を募らないことには、飲み会を始められません。
参加者を募って飲み会開催の準備を進めましょう。概ね、いつくらいに開催する予定という旨を伝えておくと、参加予定者も予定を立てやすくなりますのでそういった配慮も心がけましょう。
告知の方法は、一斉メールやグループLINEが便利でおすすめです。
②開催日時の決定
参加者が集まったら、開催日時を決めましょう。参加者に希望日時を聞いて参加人数が最も多い日を設定すると決めやすいです。
ただ、全員の都合に合わすことは不可能で、全員参加を望むのは無理があるので多少の妥協は割り切って決めないといつまでも決まりません。
重視するポイントとしては、飲み会の盛り上げ役にぴったりな人や、参加不可欠な存在の人の予定を優先しましょう。
まさかとは思いますが、幹事のあなたの予定も考えてくださいね。幹事不参加の飲み会なんてなかなかありませんよね（笑）
ここでも、一斉メールやグループLINEなどを駆使してアンケートを取ると集計しやすく決めやすいですよ。
特にLINEの場合は、LINEスケジュールという機能があり、開催日時のアンケートを取ることも可能なのでLINEユーザーが多数存在する場合はおすすめです。
ただし、LINE非ユーザーやガラケーユーザーがいる場合は、配慮した上で使用するようにしましょう。
③開催場所の決定
次にやることは開催場所の決定です。飲み会を開催するのに店が決まらないことには開催できませんからね。
これに関しては詳しく次項で紹介します。
④店の予約
開催場所を決めたら店の予約ですね。当日いきなり行って入れませんでしたじゃ計画がパーです。そんなことが内容に予約はきっちしておきましょう。
この段階で、参加人数が確定していなくても、概ねの人数を伝えて場所を押さえておくことは可能で、前日までに人数を確定させて最終報告を店側にすれば問題ありません。
大人数であれば大人数なほど、団体客を当日受け入れてくれる店はほとんどないと考えましょう。金曜日や土曜日、忘新年会、歓送迎会シーズンは団体客で込み合う時期でもあり、あなたと同じように他の団体の幹事も開催場所をあれこれ探していることでしょうから、出遅れない様に準備が必要です。
私が幹事を任されたとき、いつでも予約がとれるだろうと甘くみていて、いざ予約をしたら先約があって予約がとれなくて焦ったことがあるので、このような事ないように、ぜひ早めの行動を心がけてください。
また、お酒を飲む人が多い場合は、飲み放題付きの宴会プランがおすすめです。ただし、宴会プランは要予約制のところが多いので予約の際にプランを指定しておく必要があります。
⑤日時・開催場所の告知
日時や開催場所が決定したら、その旨を参加者に伝えます。
口頭で伝えるより、形として残るようにここでも一斉メールやLINEでの告知がおすすめですが、告知漏れがないように注意しましょう。
⑥開催日本番の段取り
ここまできたら、本番を迎えて、当日の段取りをこなすだけです。
主な流れは席の配置→幹事の挨拶→乾杯の音頭→場の盛り上げ→中締め→会計→二次会or解散となります。
席の配置は事前に決めておくと当日の混乱を避けられます。
時間が来たら、飲み物の準備をして幹事であるあなたの挨拶を手短に行い、参加者の中で一番のお偉いさんに乾杯の音頭をお願いします。
お酒が空に近づいた人へのお酌や注文の配慮、これはあなただけでなく参加者の若年者にも手伝ってもらいましょう。
場の雰囲気も盛り上げることも大事ですが、盛り上げが得意な盛り上げ役をつくって任せちゃえば楽になります。
時間がきたら、参加者の中で二番目のお偉いさんに中締めの挨拶をしてもらい、解散or二次会への段取りに移ります。
会計もお忘れなく。会費の集め方については最終項で紹介しますので参考にしてください。
会社の飲み会の幹事の店選びの方法
開催場所となる店選びも重要な幹事の役目です。店選びを誤ってしまうと、あなたの幹事としての評価を下げてしまう恐れもありますので、そうならないように、みんなに喜んで貰えるような店を選択しましょう。
決め方は、参加者にアンケートをとってき決めるのがおすすめです。
これに関しても、前項でも紹介したLINEグループでアンケートをとる方法が便利ですが、いきなり、「どこで開催したいですか？」なんて聞き方をしてもなかなか答えてくれる人は少ないので、いくつかの候補を幹事であるあながた立てて、「この中だったらどこがいいですか？」といった聞き方をすれば、応えやすくなります。
季節の旬の物をメインに考えて選ぶ方法や飲み物の種類が方法な店を選ぶ方法など、選び方は様々です。
あなたが過去に行ったことのある飲み会で、会社の飲み会でも使いたいというところがあれば、そこもひとつの候補となりますね。
食べログなどのインターネット情報や、地域情報誌も参考になりますのでおすすめです。
店が決まったら前項でもお伝えした通り、予約はお忘れなく。
会社の飲み会の幹事の会費の集め方
最後に会費の集め方について紹介します。
一般的には、みんな均等になるように割り勘がおすすめですが、年配者や上司などは多めに出してくれる場合があるのでそこから引いて参加人数で割って金額を明示しましょう。
大手チェーン店などの居酒屋だったり、宴会プランを利用した場合はひとりあたりの値段が分かりやすくなっています。
あらかじめ、会費が決まっている場合は、飲み会開始前に集金しておくと払い漏れのリスクが減るのでおすすめです。
後で集金して支払う方法は、当然飲み会なので、みんな酔っているのでグダグダになって払い漏れや余分に払ってしまう人が出る恐れもあるので注意してください。
特に幹事であるあなたは酔っ払い過ぎてはダメですよ。お金を管理する以上酔っぱらい過ぎるのはご法度です。
また、あなた一人での管理が心配であれば、会計担当を用意しておくこともおすすめします。
とにかく、誰が払って誰が払ってないなんて収拾がつかないなんてことが内容に気をつけてください。
会社の飲み会の幹事のやり方のまとめ
いかがだったでしょうか？
会社の飲み会の幹事は務まりそうですか？
なんでもかんでも一人で抱え込むとあなたの負担となりますので協力者に協力してもらいましょう。
また、以前幹事をやったことある人に相談してどんなところに気をつけた方がいいのか聞いておくと、やりやすくなる場合もあるので、可能であれば、ぜひ相談しておきましょう。
仕事以外で、なぜこんな苦労をしなければならないのか？なんて思うこともあるかもしれませんが、これも経験だと思ってぜひ頑張ってみてください。
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